Die neuen Buchhalter

Start-ups mit digitalen Buchhaltungslösungen wollen den etablierten Anbietern Konkurrenz machen. Steuerberatungskanzleien sind als Partner sehr gefragt.

Lexware, Datev und Sage sind die altbekannten Platzhirsche. Aber längst ringen auch Startups wie Smacc, Candis, Zeitgold, Buchhaltungsbutler und Billomat um Anteile am Buchhaltungsmarkt. Sie sind „die neuen Buchhalter“, die mit Kampfpreisen ab 6 Euro Monatsbeitrag vor allem Kleinunternehmern und Start-ups Erleichterung bei der aufwendigen Finanz- und Lohnbuchhaltung versprechen. Dabei geht es nicht allein um eine neue Software, die die Belege erfassen und verarbeiten hilft. Sondern sie versprechen, den Aufwand vor allem für die Erfassung der Belege zu reduzieren – durch eine Automatisierung, die die Arbeit von Buchhaltern einsparen helfen soll: im Unternehmen selbst oder eben in den Steuerberatungsbüros. Ist das Ende des Pendelordners endlich gekommen? Nicht so schnell. Tatsächlich bieten auch einige der Start-ups noch Pendelordner. Nur heißt das dann zum Beispiel „Zeitgold Box“ und ist ein Karton, der wöchentlich mit den darin gesammelten Belegen abgeholt und bei Zeitgold eingescannt wird; die Belege sind dann digital erfasst. Andere Anbieter wie Candis setzen voll auf die E-Rechnung und bieten eine automatisierte Abholung von Rechnungen aus zahlreichen unterschiedlichen Online-Portalen an – so werden beispielsweise Amazon- oder Telefonrechnungen vollautomatisch in das System hochgeladen. Wieder andere bieten – so wie es auch bei den Etablierten inzwischen häufig Usus ist – eine schnelle Erfassung durch ein Abfotografieren der Rechnung an. Allerdings müssen die Daten in aller Regel dennoch händisch in die Software übertragen werden. Der Vorteil dabei: Das Ganze geht per App von unterwegs und bietet sich so beispielsweise für schnelle Reisekostenabrechnungen an.

Herausforderung automatische Erfassung

Allerdings ist die Erfassung nur der erste Schritt der Verarbeitung – die je nach Mandantenpräferenz auch jetzt schon vom Mandanten selbst wahrgenommen oder an einen Steuerberater ausgelagert wird. Wirklich interessant wird es erst mit der automatischen Zuordnung der Rechnungsdaten und ihrer Zuordnung entsprechend des Kontorahmens. Denn erst dadurch wird die Buchhaltung wirklich automatisiert und kann qualifiziertes Personal eingespart werden. Verschiedene neue Anbieter setzen dabei auf die Technologie des Münchner Unternehmens Gini. Dieses bietet Zugriff auf seine Schnittstelle an, sodass die Buchhaltungssoftwareanbieter ihre Systeme nicht selbst mühsam anlernen müssen. Gini verspricht ein automatisiertes Auslesen von Rechnungsposten. Je nach vorliegendem Dokument schwanken die Trefferquoten. Eingescannte Papierrechnungen sind fehleranfälliger als vorliegende PDF-Dateien. Im Durchschnitt, sagt Georg Schmidinger von Gini, würden heute vier von fünf Rechnungen innerhalb weniger Sekunden korrekt erfasst. Dies gelte für alle buchungsrelevanten Daten einer Rechnung, bislang aber noch nicht für Einzelposten wie Produkte oder Leistungen. „Wir sind zuversichtlich, dass wir in einem Jahr so weit sind, dass auch dies zuverlässig geht.“

Eine Schwierigkeit ist auch die Verifizierung der Daten: Ob die Daten korrekt erfasst worden sind, muss je nach Datensatz noch manuell geprüft werden. „Denn wir können nicht erkennen, ob die Rechnungsnummer beispielsweise stimmt – das kann nur der Buchhalter.“ Gewisse Rechnungsdaten wie die USt-IdNr. und – durch eine Abfrage der Stammdaten – auch die Kontaktdaten des Unternehmens können aber validiert werden. Durch eine Plausibilitätskontrolle können zudem Beträge geprüft werden.

Viele etablierte Softwareanbieter sind in der Zusammenarbeit mit Gini noch zurückhaltend. „Einige haben die Anforderung, dass die Lösung auf ihren eigenen Servern laufen muss, was für unser selbstlernendes System aber ein Ausschlusskriterium ist. Andere wollen gewisse Kompetenzen nicht an Drittanbieter auslagern“, erklärt Schmidinger. Sie arbeiten offenbar an eigenen Deep-Learning-Ansätzen zur automatischen Erfassung. Der Vorteil der Etablierten: Sie verfügen durch ihre große Kundenzahl über sehr große Datenmengen an Buchungssätzen. Schmidinger gibt an, dass eine mittlere fünfstellige Zahl an Buchungssätzen vorliegen sollte, um die eigenen Systeme zuverlässig anlernen zu können. Auf Machine-Learning-Algorithmen setzt auch der Gini-Konkurrent Disdar, der 2017 unter den beiden Unternehmen Sevenit (mit seinem Angebot SevDesk) und Smacc aufgeteilt wurde, die nun u.a. mit dieser Technologie ebenfalls an der Automatisierung arbeiten.

Datev-Anbindung Standard

Die Weitergabe der erfassten Daten an die einschlägigen Systeme wie Datev oder SAP, mit denen beispielsweise die Steuerberatungen regelmäßige Reportings oder Bilanzen erstellen können, ist für die jungen Anbieter über entsprechende Schnittstellen zu den Softwareanbietern in der Regel problemlos. Billomat sieht sich daher auch explizit als vorbereitendes System, wie Geschäftsführer Paul-Alexander Thies sagt. Die direkte Zusammenarbeit mit Steuerberatern ist dem Nürnberger Unternehmen wichtig. Sie erhalten – wie auch beispielsweise bei SevDesk – einen kostenlosen Zugang zu Billomat und können so ihren Mandanten bei der korrekten Erfassung und Buchung von Rechnungen über die Schulter schauen. Außerdem gibt es mit den bei Pap.lo angeschlossenen Steuerberaterkanzleien eine Partnerschaft. Auch Candis wirbt mit einem deutschlandweiten Netzwerk an Partnerkanzleien, die im Umgang mit Candis versiert sind. Über sogenannte Affiliate-Programme sollen zudem Kanzleien ihren Mandanten eine Softwarelösung empfehlen, wofür sie eine Art Provision erhalten.

Den richtigen Anbieter für den jeweiligen Mandanten auszuwählen erfordert jedoch eine genauere Betrachtung der Konkurrenten. So gibt es die Spezialisierung nach Branchen (wie bei Billomat mit Online-Shops), Unternehmensgrößen und vor allem nach Leistungsumfang. Während einige Anbieter sich vor allem um eine schnelle Erfassung kümmern, bieten andere eine tiefere Integration an, die das Begleichen von freigegebenen Rechnungen schnell ermöglicht oder tagesaktuelle Aufstellungen über Ein- und Ausgaben oder gar automatisches Mahnwesen anbietet.

Dennoch ist klar: Die neuen Anbieter wollen letztlich auch den Aufwand für die Buchhaltung aufseiten der Steuerberatungskanzleien verringern. Das sind schlechte Nachrichten für Kanzleien, die ihren Mandanten bislang auch die Buchhaltung anbieten. Allerdings könnte das Leben auch für die neuen Dienstleister bald schwieriger werden: Wenn sich elektronische Rechnungsstandards wie ZUGFeRD durchsetzen, braucht es seltener Künstliche Intelligenz für die Auslese von Rechnungsdaten. Das funktioniert dann ganz einfach über die entsprechende Schnittstelle, da alle relevanten Daten elektronisch hinterlegt sind.

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