Finanzplanung und Debt Compliance aus dem Bauch heraus

Noch immer gibt es Unternehmer, die auf eine systematische Finanzplanung verzichten und ihren Verpflichtungen aus den Finanzierungsverträgen auf Zuruf nachkommen. Markus Paffenholz von Warth & Klein Grant Thornton, erklärt im Interview, warum eine integrierte Finanzplanung wichtig ist und inwieweit sich Debt-Compliance-Prozesse standardisieren lassen.

Herr Paffenholz, wie wichtig ist eine gute Finanzplanung?

Markus Paffenholz: Eine funktionierende Finanzplanung sollte für jeden Unternehmer selbstverständlich sein, unabhängig von der Konjunktur- oder Branchenentwicklung. Sie bildet die Basis für eine ausgewogene Finanzierungsstruktur. Außerdem gibt sie Anhaltspunkte, ob in einem konjunkturell schwierigen Umfeld genügend „Headroom“ und Flexibilität vorhanden sind. Wir stellen allerdings immer wieder fest, dass gerade mittelständische Unternehmer diesem Thema nicht genügend Bedeutung beimessen.

In welchen Bereichen der Finanzplanung sehen Sie bei den mittelständischen Unternehmen noch Nachholbedarf?

MP: Wir erleben immer wieder, dass Unternehmen zu spät mit einer detaillierten Finanzplanung anfangen oder lediglich eine vereinfachte GuV-Planung für ein Jahr erstellen. Häufig scheitert es in Unternehmen nach unserer Wahrnehmung auch daran, dass keine Schnittstelle zum Rechnungswesen und zu den eigenen Steuerungskennzahlen besteht. Planungen erweisen sich dann als ungeeignet und werden verworfen oder nur rudimentär weitergeführt. Wir empfehlen die Erstellung einer vollständig integrierten Finanzplanung, bestehend aus GuV, Bilanz, Cashflow-, Investitions- und Finanzierungsplanung für vorzugsweise drei Jahre. Die Planung sollte eine klare nachvollziehbare Beschreibung der Annahmen beinhalten und unterjährig regelmäßig mit den Zahlen aus dem Reporting abgeglichen werden. Zudem sollte sie bestimmte Szenarien simulieren können, z.B. einen Abschwung, ein Investitionsprogramm, ggf. auch anvisierte Zukäufe oder sonstige relevante Transaktionen.

Werden die Anforderungen der Finanzierungspartner an die Qualität der Finanzplanung steigen, wenn sich die Konjunktur noch weiter abschwächt?

MP: Nicht notwendigerweise, gleichwohl werden die Informationsrechte der Finanzierungspartner sicher stärker nachgehalten. Aus Unternehmenssicht lohnt es sich aber, dies einmal anders herum zu betrachten: Wenn ich gleich zu Beginn mit einer funktionierenden Finanzplanung aufwarten kann, die gut dokumentiert und damit nachvollziehbar ist, habe ich die Chance auf einen guten ersten Eindruck mit einem positiven Effekt auf die Ratinganforderungen einer Bank.

Mit der Diversifizierung der Finanzierungsstruktur steigt auch deren Komplexität. Wie gut haben die Unternehmen ihre Debt Compliance im Griff?

MP: Abhängig von den jeweiligen Finanzierungspartnern und Finanzierungsinstrumenten machen wir hier ganz unterschiedliche Erfahrungen. Grundsätzlich kennen Unternehmer ihre vertraglichen Verpflichtungen wie die Vorlage des Quartals-Reportings oder des Compliance Certificate (Bestätigungsschreiben der Finanzkennzahlen). Es findet allerdings häufig keine systematische und für Dritte nachvollziehbare Organisation und Umsetzung von möglichen vertraglichen Bedingungen statt. Für Unternehmen insbesondere ab 50 Mio. EUR Umsatz lohnt sich daher die Einführung eines internen Debt Compliance Management, mit klaren Verantwortlichkeiten, einem verbindlichen Vier-Augen-Prinzip und Vertretungsregelungen. Dies schont perspektivisch auch Managementressourcen, wenn später weitere Finanzierungen aufgenommen werden sollen oder eine Umfinanzierung ansteht.

Inwieweit hängt der Debt-Compliance-Aufwand von der Finanzierungsform ab?

MP: Grundsätzlich sind Finanzierungsformen wie Anleihen oder Konsortialkredite (nach LMA-Standard) mit einem anfänglich etwas höheren Aufwand verbunden, weil die zu beachtenden Regelungen umfangreicher sind. Dies ist aber eine „Gewöhnungssache“ und der Aufwand ist gut beherrschbar. „Schlanke“, bilaterale Verträge unter Vereinbarung der AGB sind auf den ersten Blick komfortabler, weisen aber mehr Grauzonen auf und sind für bestimmte Finanzierungsanlässe auch schlicht nicht geeignet. Zudem sind sie mit einem höherem Koordinationsaufwand verbunden. Nicht jedem Unternehmen gelingt es, die wesentlichen Kreditbedingungen (wie bspw. die Financial Covenants) von mehreren bilateralen Kreditverträgen mit den verschiedenen Banken zu vereinheitlichen. Spätestens mit Abschluss einer neuen Finanzierung sollte das eigene Debt Compliance Management überprüft werden.

Inwieweit lässt sich Debt Compliance Management digitalisieren?

MP: Die Digitalisierung der Debt Compliance ist bis zu einem gewissen Grad möglich. Voraussetzung für die Digitalisierung des Debt-Compliance-Prozesses ist allerdings zunächst einmal, dass die zuständigen Mitarbeiter Zugang zu den relevanten Informationen haben und die vertraglichen Verpflichtungen systemisch richtig abgebildet und aktualisiert werden. Insbesondere die Schnittstelle zwischen Rechnungswesen und Finanzbereich ist hier wichtig. Zudem lassen sich die Debt-Compliance-Verpflichtungen unterscheiden in immer wiederkehrende, regelmäßige Verpflichtungen und solche, die nur in bestimmten Fallkonstellationen auftreten. Bei Ersteren leistet die Software Unterstützung, indem sie an Termine erinnert, eine Historie zur Verfügung stellt und ggf. sogar Vorlagen und Vorschläge für das nächste Reporting liefert. Bei unregelmäßigen Verpflichtungen kommt es darauf an, dass die verantwortlichen Mitarbeiter ausreichend geschult sind, um aus den Verpflichtungen die notwendigen Maßnahmen ableiten zu können. Hohe Transparenz ist hier hilfreich und durch die Digitalisierung auch gut darstellbar.

Foto:  Warth & Klein Grant Thornton