Mit „Pay as you use“ Chancen der Digitalisierung nutzen

Aus Unsicherheit bei der Finanzierbarkeit und bei der technischen Implementierung von zeitgemäßen Softwarelösungen zögern viele Unternehmen mit Investitionen. Durch Leasing und Mietkauf lassen sich die Kosten kontrollieren und die Bilanz gestalten.

Der digitale Wandel ist in vollem Gange und verändert die Art, wie Unternehmen arbeiten. Prozesse, Produkte und Services müssen optimiert werden, um sich vom Wettbewerb abzugrenzen. Über allem steht der Aufbau von krisenfesten und zukunftsfähigen Geschäftsmodellen. Nichts Geringeres als Resilienz soll erreicht werden, durch möglichst medienbruchfreie Prozessabläufe, durch Absicherung gegen Angriffe von außen und innen sowie durch schnell an neue Anforderungen anpassbare Prozesse. Um den vielen Anfor­derungen begegnen zu können, braucht es eine „State-of-the-Art-Software“.

Als immaterielles Wirtschaftsgut hat Software zudem erheblichen Einfluss auf die Unternehmensbilanz, insbesondere im Zusammenhang mit Dienstleistungen, die mit eigenem und fremdem Personal erbracht werden, um Standardsoftware an die betrieblichen Erfordernisse anzupassen, damit neue Geschäftsmodelle und durchgängige Prozesse im ERP System abgebildet werden können.

Auch im Rahmen von M&A-Prozessen stellt das Thema Software regelmäßig einen Schwachpunkt dar, der jedoch für die erfolgreiche Integration essenziell ist. Denn es gilt nicht nur, die Gesamtfinanzierung sicherzustellen, sondern neben den kulturellen und strukturellen Change-Prozessen auch die IT-Systeme zu konsolidieren und zu harmonisieren. Dabei werden sämtliche Prozesse überprüft. Zudem muss die Datenqualität verbessert werden. All dies geschieht in einer Übernahmesituation, in der Liquidität eine hohe Bedeutung hat.

Die größten Handlungsfelder finden sich im „Herzstück“ der Unternehmens-IT, in den ERP-Systemen, ohne die eine moderne Unternehmenssteuerung heute nicht denkbar ist. SAP-Anwender stehen zusätzlich vor der Herausforderung der S/4-Hana-Transformation, die wie­derum erhebliche Auswirkungen auf die anderen IT-Systeme des Unternehmens hat. Zusätzlich sind heute branchenübergreifend hohe und sich wandelnde gesetzliche und regulatorische Anforderungen zu erfüllen und nachzuweisen.

Kurzum: Trotz zahlreicher guter Argumente schrecken viele Unternehmen vor der Investition in zeitgemäße Softwarelösungen und deren technische Implementierung zurück, da oft nicht klar ist, wie diese finanziert werden soll. Im Sinne einer ganzheitlichen Betrachtung der Unternehmensfinanzierung sollte die betriebswirtschaftliche Gestaltung von Softwareinvestitionen jedoch selbstverständlich sein. Denn die optimale Struktur von Fremdkapital und Liquidität festigt den Stand des Unternehmens gerade in der Krise und stützt die Handlungsfähigkeit bei der weiteren Entwicklung von Digitalisierungsmaßnahmen.

Idealerweise sollten die anstehende Modernisierung oder Harmonisierung der Unternehmens-IT in einem Guss geplant und in mehreren parallelen bzw. unmittelbar aufeinanderfolgenden Projekten umgesetzt werden. Allerdings stellt sich die Frage, ob entsprechende Budgets zur Verfügung stehen und der Leistungsumfang neuer Anwendungen zeitnah bestimmt werden kann.

Hier kann es sinnvoll sein, einen in Softwarethemen erfahrenen Projektfinanzier an Bord zu holen, der mit maßgeschneiderten Finanzierungskonzepten entsprechende Vorhaben unter­stützt. Bereits vor der Durchführung des eigentlichen Projekts werden mithilfe des Partners bestehende Systeme analysiert, der Soll-Zustand beschrieben, eine Roadmap aufgestellt sowie geeignete Softwareprodukte und kompetente Dienstleister ausgewählt.

Während der Projektphase übernimmt der Finanzier sämtliche anfallenden Kosten, die im Rahmen des Projekts für Hardware, Softwarelizenzen, Beratungs- und Implementierungsleistungen anfallen. Leistungen, die mit eigenem Personal des Unternehmens erbracht werden, können den Anschaffungs- und Herstellungskosten hinzugerechnet werden und sind aktivierungsfähig. Dies bedeutet, dass bis zur Inbetriebnahme der neuen Systemlösung keine Liquidität abfließt. Auf diese Weise ist es möglich, umfangreiche IT-Projekte auch ohne konkret geplantes Budget umzusetzen. Erst nach dem „Go-live“, also ab der produktiven Nutzung des Systems, werden planbare und stabile Leasing- oder Mietkaufraten fällig. Weiterentwicklungen, die nach der Inbetriebnahme erfolgen, können ggf. als nicht selbstständiges Wirtschaftsgut in die Systemlösung integriert und deren monetärer Wert auf die verbleibende Finanzierungslaufzeit angepasst werden.

Dieser „Pay as you use“-Ansatz ermöglicht die budgetschonende Umsetzung gleichzeitiger Digitalisierungs- und Modernisierungsvorhaben ohne doppelte Betriebskosten für das alte und das neue System.

Neben der Schonung der Budgets und der Liquidität bieten Leasinglösungen entscheidende Vorteile wie Bilanzneutralität. Das Leasingobjekt Software – bestehend aus Lizenzen, Dienstleistungen und Eigenleistungen – wird i.d.R. beim Leasinggeber aktiviert. Es erscheint somit nicht in der Bilanz des Leasingnehmers – unabhängig davon, ob dieser nach HGB oder IFRS bilanziert. Die Leasingraten wiederum sind vollständig als Betriebsausgaben absetzbar. Lange Laufzeiten, die je nach Komplexität des Projekts individuell festgelegt werden können, ermöglichen eine gute und sichere Kalkulationsgrundlage.

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